الصادر والوارد، بترقيم تسلسلي وسجل يمكن تتبعه

الجزء الذي تتجاهله البرمجيات العالمية

اسأل مدير مكتب في الرياض أو الدوحة أو القاهرة عمّا يستهلك أسبوعه فعلاً، وستكون المراسلات ضمن الجواب. خطابات إلى وزارة، إلى بنك، إلى عميل؛ وخطابات ترد فتُقيَّد وتُحال ويُرد عليها. إنها عملية أساسية هنا، وتكاد كل المنتجات المستوردة تتعامل معها وكأنها غير موجودة — فتنتهي في دفتر ورقي أو ملف إكسل يحمل اسم السنة.

يحتفظ ريموتلي بالسجل داخل النظام نفسه الذي يضم الموظفين، فيمكن للخطاب أن يشير إلى الموظف المعني، ويصبح سجل التدقيق من عمل النظام لا عموداً يكتبه أحدهم بيده.

ما يجب أن يضمنه السجل

لا يستحق سجل المراسلات الاحتفاظ به إلا إذا كان جديراً بالثقة بعد سنة، أمام شخص لم يكن حاضراً. وهذا يعني أرقاماً تُصدَر بالتسلسل ولا تتكرر أبداً، وتاريخاً سُجِّل لحظة وقوع الحدث لا لحظة تذكّره، ومرفقاً ما زال مرفقاً.

وهذه خصائص لا يمنحها ملف إكسل، لأن الإكسل يتيح لأي شخص إعادة ترقيم صف، أو تغيير تاريخ خلية، أو نقل ملف من المجلد الذي سُمّي باسمه. أما ريموتلي فيُصدر الرقم، ويختم القيد، ويبقي المرفق معه.

• ✓ترقيم تسلسلي يصدره النظام، فلا تظهر فجوات ولا تكرار.
• ✓الاتجاهان في سجل واحد: صادر إلى وزارة أو بنك أو عميل، ووارد يُحال ويُرد عليه.
• ✓الجهة والموضوع والتاريخ والمرفقات في كل قيد.
• ✓سجل بمن قيّدها ومن تعامل معها — يحفظه النظام لا يتذكّره شخص.

هل يمكننا الإبقاء على صيغة الترقيم لدينا؟

تُصدَر الأرقام تسلسلياً من النظام حتى لا تظهر في السجل فجوات أو تكرار، وهي الخاصية التي يعتمد عليها التدقيق.

هل المراسلات متاحة في الخطة المجانية؟

المراسلات أحد التطبيقات التي تثبّتها الشركة. ابدأ مجاناً وأضفها من صفحة التطبيقات؛ وراجع صفحة الأسعار لمعرفة ما تشمله كل خطة.